Договор аренды офиса. Особенности и некоторые детали.

Администратор
5 февраля 2014 Договорное право

Договор аренды офиса. Особенности и некоторые детали. 

Аренда помещения под офис – это вопрос, который возникает на определенном этапе развития бизнеса, практически у каждой компании. С ним сталкивается основная масса не только среднего, но и крупного бизнеса. В некоторых случаях аренда может стать выгоднее содержания собственного недвижимого имущества.

На практике фирмы, которые берут в аренду или сдают собственные офисные помещения, относятся к условиям заключаемых договоров не достаточно внимательно, даже можно сказать – не серьезно.

С одной стороны, арендатор надеется на разумность арендодателя и существование тех или иных правил делового оборота. Стандартные мысли арендатора: «Они постоянно сдают помещения в аренду и разбираются в этом лучше, не будут же они нам выставлять не соответствующие законам условия», «Какие условия они могут туда вставить, их же Гражданский Кодекс во всем ограничивает?» или «Хозяин-барин, разве мы можем что-то возразить?».

С другой стороны, арендодатель чувствует завышенную самоуверенность, являясь собственником недвижимости и наивно полагается исключительно на нормы, обозначенные в Гражданском Кодексе РК. Стандартные мысли арендодателя: «Договора на двух станицах более чем достаточно, зачем писать кучу другой информации?», «Я же собственник, вот и расторгну договор в любой момент» или «Я же хозяин, зачем мне что-то согласовывать с арендатором?».

К этому всему можно добавить наличие разных по качеству офисных помещений и предоставляемых в них услугах, которые можно найти на рынке. Международная классификация, например, определяет офисы по классам: А, Б и С. Разница в цене за квадратный метр может отличаться в разы. Равно как и условия, предоставляемые арендодателями.

Перед подписанием договора на аренду офисных помещений мы рекомендуем:

  • проверить юридическое лицо контрагента на наличие и действительность государственной регистрации;
  • убедиться, что арендодатель действительно обладает правом сдавать эти помещений в аренду (субаренду);
  • если это субаренда, важно ознакомиться с условиями основного договора, т.к. Гражданским Кодексом РК установлены некоторые ограничения при субаренде;
  • убедиться, что учредительными и другими документами арендодателя/арендатора подписанту договора предоставлено право представлять арендодателя/арендатора при подписании договора и передачи/приемке помещений на необходимый срок аренды без каких-либо оговорок. Если имеются оговорки, то необходимо тщательно проверить, как они могут отразиться на сделке в будущем как при регистрации договора в уполномоченных государственных органах, так и при смене состава учредителей арендодателя/арендатора;
  • для понимания возможных рисков будущих взаимоотношений с арендодателем/арендатором желательно собрать о юридическом лице арендодателя/арендатора дополнительно информацию по спискам Налогового Комитета (приостановление деятельности, ликвидация и тп), по базе решений судов Республики Казахстан (наличие большого количества споров может служить аргументом против завязывания отношений с этой компанией).
    Указанную информацию можно свободно получить из открытых источников (egov, ЕАИАС, сайт Налогового Комитета и пр), либо запросить напрямую у арендодателя/арендатора.

Рассмотрим некоторые коммерческие условия, которые могут на первый взгляд показаться незначительными, но на практике могут стать результатом значительных проблем.

Размер эксплуатационных и операционных расходов на содержание здание (помещений).

Необходимо четко понимать, что в включено в эти расходы и когда этот размер может измениться. Не лишней будет оговорка о том, что список является исчерпывающим и расширительному толкованию не долежит. Оставлять список открытым не выгодно ни для одной из Сторон – это реальный повод для споров в будущем.

Порядок расчета обычно фиксируется конкретной суммой, либо формулой. Формула должна быть понятна. Для этого необходимо добиться обоюдного понимания применения формулы. Иначе возможны недопонимания.

Если предполагается взимание платы за помещения общего пользования, то расчет должен быть сделан на основании технического паспорта на объект кондоминиума. Если такого технического паспорта нет, то предоставленный арендодателем расчет должен быть понятным и адекватным, соответствовать рыночным реалиям и правилам делового оборота, принятым для данной местности. Арендодателя можно обязать в договоре аренды делать такие расчеты с другими арендаторами здания на аналогичных условиях, равно как при подписании договора, так и при внесении в него изменений и дополнений.

Работы, выполняемые арендатором, перед заселением в офис и в период срока аренды.

Такие работы могут быть частью текущего ремонта, либо желанием сделать перепланировку. Для длительных договоров аренды это естественная необходимость.

В крупных офисах арендаторы могут навязать согласовывать проект реконструкции офиса с определенной компанией, что может повлечь дополнительные финансовые расходы. По большому счету такое ограничение прав арендатора можно обжаловать, однако на практике никто этого не делает.

Если имеется обязательное согласование, то оно должно иметь четкие сроки и порядок согласования проекта, указывать на ответственных (не обязательно ФИО, можно по должности) за согласование проекта ремонта (реконструкции) офиса с уполномоченными государственными органами и тд.

Надо не забывать и об обязательном согласовании перепланировки помещений с государственным архитектурно-строительным контролем. На это важно заложить дополнительное время, а обязанности по такому согласованию возложить на подрядчика, либо проектировщика.

Обеспечение противопожарной безопасности.

Если в договоре аренды прямо сказано, что это обязанность арендатора, то арендатор должен быть уверен, что система противопожарной безопасности в арендуемых помещениях исправна и работает на момент приемки арендуемых помещений.

При наличии указанной оговорки, арендатор несет ответственность за дальнейшую работоспособность системы, наличие огнетушителей в арендуемых помещениях (если такой системы нет), а так же за соблюдение обязательных требований законодательства в отношении назначения ответственных лиц, проведения инструктажа своих сотрудников и прочее.

Если же в договоре аренды нет прямого указания на то, что обеспечение противопожарной безопасности (либо ее части) лежит на арендодателе, то арендодатель будет за нее отвечать с некоторыми оговорками.

Коммунальные расходы.

Если учет ведется по отдельным счетчикам, согласно их показателям, то Важно, чтобы счетчики были опломбированы и допущены к применению в Казахстане, легко доступны для визуального контроля арендатора (желательно на территории самого арендуемого помещения).

Если счетчики общие, либо их нет, то расчет обычно делается на основании формул. Формула должна быть понятна. Для этого необходимо добиться обоюдного понимания применения формулы. Арендатор должен иметь доступ ко всем показателям, используемым в формуле.

Возможен вариант навязывания арендатору оплаты потребленных коммунальных услуг на территории общего пользования. Почему навязывать, потому что не всегда потребляемые на территории общего пользования коммунальные услуги реально потребляются арендатором или его посетителями. Для этого должны быть объективные особенности расположения офисного помещения.

Если на территории общего пользования нет уборной комнаты (туалета), то и расходы за канализацию не могут появиться в таких расчетах. То же самое касается других статей расходов. Надо тщательно смотреть, что арендодатель приписывает к потребленным коммунальным услугам на территории общего пользования, что он считает такой территорией.

Штрафы и неустойки.

Желательно установить лимиты, т.е. оговорки «но не более 10%».

Арендодатель любит включать в условия договоров аренды право удерживать штрафы и неустойки из любых поступивших платежей от арендатора. По большому счету это приемлемо, но, право должно возникать после получения акцепта арендатора, либо на худой конец получения арендатором соответствующего уведомления заблаговременно. Другими словами, прежде чем что-то удержать, арендатор должен объективно знать и понимать, что такое удержание произойдет, в том числе в какой срок это произойдет.

На наш взгляд недопустима ссылка арендодателя на собственные внутренние правила или правила здания, без приложения таковых к договору, когда речь идет о размерах штрафов и порядке их взимания (удержания). Зачастую арендатор смотрит в такие правила уже после подписания договора аренды.

Если в договоре будет содержаться большое количество штрафов и неустоек, можно ограничить сумму штрафов в месяц, либо вообще за весь срок действия договора аренды, максимально допустимой суммой.

Любые убытки важно ограничить реальным ущербом. В противном случае, а юристы об этом должны знать, в убытки включается и реальный ущерб и упущенная выгода, что намного более существенно.

Использование разной площади при расчете аренды и при сдаче помещений в аренду.

Термины должны четко определять единый подход к расчету площадей. В противном случае, есть риск применения различных стандартов. Например, при передаче помещений могут использовать местные стандарты (из технического паспорта), а при подсчете арендной платы американские стандарты БОМА (по факту увеличат площадь от 1 до 10%).

Юридическая фирма «Артюшенко и партнеры» имеет значительный опыт представления интересов арендаторов, арендодателей, управляющих компаний и самих собственников при заключении договоров аренды или управления офисными зданиями (помещениями). Мы можем предложить Вам юридическое сопровождение любого вопроса, так или иначе связанного с арендой или управлением офисных зданий (помещений). Звоните к нам!


Закажите услугу Экспертиза договора аренды офисного помещения по фиксированной цене через наш онлайн Магазин

Обратите внимание и на другие юридические услуги по фиксированной цене от "Артюшенко и партнеры".