Тема номера
Андрей Артюшенко, управляющий партнер юридической консалтинговой компании «Артюшенко и партнеры»
О договоре аренды офиса
Из нашего опыта работы с договорами аренды офисных помещений можем сказать, что у арендодателей, по большому счету, два подхода к заключению договора: с максимальным регулированием отношений сторон либо, наоборот, с минимальной их регламентацией. В каждом из этих подходов есть скрытые особенности, о которых арендатор, а зачастую и сам арендодатель сразу не догадываются в силу незнания норм права, непонимания конечных целей и пр. Остановимся на некоторых особенностях таких договоров аренды и возможных решениях ситуаций, возникающих в результате их применения.
Когда отношения сторон регулируются по максимуму
Арендодатель зачастую не учитывает реальные потребности как свои, так и арендатора и ограничивает его буквально во всем. Требует:
- заранее согласовывать размер и цвет рекламной вывески или указателя;
- согласовывать с охраной предстоящее перемещение любого имущества арендатора из/в здание с предоставлением списка имущества;
- соблюдать график работы офиса и многое другое.
В результате у арендодателя чересчур много времени уходит на администрирование таких договоров (контроль, ведение учета, дополнительное обучение персонала и т. п.), а арендатор просто устает постоянно согласовывать все эти моменты с арендодателем. Хуже всего, когда такая зарегулированность приводит фактически к тому, что обе стороны игнорируют требования договора аренды и не выполняют их. В таком случае проделанная работа по максимальному регулированию отношений сторон по договору, станет напрасной потерей времени и денег.
Дабы не делать лишних действий и обеспечить исполнимость тех или иных условий, важно ответить на простые вопросы.
- Если необходимо обеспечить единообразный подход к дизайну и порядку размещения всеми арендаторами рекламных материалов и указателей в здании, может быть, стоит разработать единые понятные всем правила, которые будут приложением к договору аренды? В таком случае можно не обязывать арендатора согласовывать подобные материалы заранее – главное, чтобы они соответствовали единым правилам.
- Зачем арендодателю контролировать перемещение имущества арендатора? Если речь идет о принятой арендодателем или охранной компанией на себя материальной ответственности, то достаточно, чтобы такое имущество перемещалось уполномоченным сотрудником арендатора. Если арендодатель переживает за причинение ущерба зданию и помещениям в результате неаккуратного перемещения имущества, то достаточно отправить одного охранника в сопровождение при перемещении крупногабаритного имущества арендатора. Такой сотрудник проследит за аккуратным перемещением имущества. Также можно разработать правила, устанавливающие, в какое время возможны такие действия, через какие входы и выходы и т. п.
Если у арендодателя нет возможности контролировать все действия арендатора либо постоянно согласовывать те или иные запросы, то достаточно установить обязанность предварительно уведомлять о совершаемых значимых действиях. Тогда арендодатель уже сам будет решать, надо ему во все эти детали вникать или нет.
Когда отношения сторон регулируются по минимуму
Бытует мнение, что нет необходимости грузить текст договора всевозможными условиями, поскольку Гражданский кодекс и так все уже урегулировал и не нужно дополнительно что-то объяснять. В результате получается незначительный по объему текст договора аренды.
В статье 542 Гражданского кодекса сказано, что в договоре имущественного найма должны быть указаны данные, позволяющие установить имущество, подлежащее передаче нанимателю в качестве объекта имущественного найма. Это означает, что в договоре необходимо четко обозначить полный адрес здания и земельный участок, на котором оно расположено, идентифицировать помещение (помещения) в этом здании (по техническому паспорту), его (их) площадь (в том числе общую). При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в имущественный наем, считается несогласованным сторонами, а соответствующий договор – незаключенным (ст. 542 Гражданского кодекса).
Если в договоре не указан срок его действия, то он будет считаться заключенным на неопределенный срок (ст. 545 Гражданского кодекса). При этом, если не будет установлен иной срок для расторжения, то стороны смогут инициировать расторжение уведомлением не ранее чем за три месяца до даты расторжения.
Договор аренды не может быть безвозмездным. Это исходит из самого определения договора аренды, приведенного в статье 540 Гражданского кодекса. По договору имущественного найма (аренды) наймодатель обязуется предоставить нанимателю имущество за плату во временное владение и пользование.
Если договором аренды не будет установлен порядок, сроки и форма выплаты арендной платы, то считается, что установлены порядок, сроки и форма, обычно применяемые при найме аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах (п. 1 ст. 546 Гражданского кодекса). Однако данный подход очень субъективен и может привести к спорам, если его не урегулировать условиями договора.
Преимущественное право арендатора на продление условий договора аренды на тех же условиях на новый срок установлено в статье 557 Гражданского кодекса. Это право считается установленным по умолчанию, если условиями договора аренды не оговорено иное. Арендатору достаточно своевременно уведомить арендодателя о желании воспользоваться таким правом. И если в договоре не будет определено иного, то арендодатель будет обязан предоставить такое право. Обойти это условие по факту наступления соответствующих событий достаточно сложно. Избежать в принципе этого момента можно, если сделать соответствующую оговорку в договоре аренды.
Рекомендации юриста
Перед подписанием договора на аренду офисных помещений рекомендуется:
- проверить юридическое лицо контрагента на наличие и действительность государственной регистрации;
- убедиться, что арендодатель действительно обладает правом сдавать эти помещений в аренду (субаренду), а арендатор не ограничен своими корпоративными особенностями при принятии помещений в аренду. Надо удостовериться, что учредительными и другими документами арендодателя/арендатора подписанту договора предоставлено право представлять арендодателя/арендатора при подписании договора и передаче/приемке помещений на необходимый срок аренды без каких-либо оговорок. Если имеются оговорки, то необходимо тщательно проверить, как они могут отразиться на сделке в будущем как при регистрации договора в уполномоченных государственных органах, так и при смене состава учредителей арендодателя/арендатора;
- если это субаренда, необходимо ознакомиться с условиями основного договора, так как Гражданским кодексом установлены некоторые ограничения при субаренде;
- для понимания возможных рисков будущих взаимоотношений с арендодателем/арендатором желательно собрать о юридическом лице арендодателя/арендатора дополнительно информацию по спискам налогового комитета (приостановление деятельности, ликвидация и т. п.), по базе решений судов Республики Казахстан (наличие большого количества споров может служить аргументом против установления отношений с этой компанией). Указанную информацию можно свободно получить из открытых источников (egov, ЕАИАС, сайт налогового комитета и пр.) либо запросить напрямую у арендодателя/арендатора.
Рассмотрим некоторые коммерческие условия, которые могут на первый взгляд показаться несущественными, но на практике иногда становятся причиной значительных проблем.
Размер эксплуатационных и операционных расходов на содержание здания (помещений)
Необходимо четко понимать, что включено в эти расходы и когда этот размер может измениться. Не лишней будет оговорка о том, что список является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит. Оставлять список открытым невыгодно ни для одной из сторон – это повод для споров в будущем.
Величина эксплуатационных и операционных расходов либо устанавливается в виде фиксированной суммы, либо рассчитывается по формуле. Формула должна быть понятна для обеих сторон, следовательно, необходимо добиться единого понимания ее применения.
Если предполагается взимание платы за помещения общего пользования, то расчет должен быть сделан на основании технического паспорта на объект кондоминиума. Если такого технического паспорта нет, то предоставленный арендодателем расчет должен быть понятным и адекватным, соответствовать рыночным реалиям и правилам делового оборота, принятым для данной местности. В договоре аренды арендодателя можно обязать делать такие расчеты на аналогичных условиях и с другими арендаторами здания.
Работы, выполняемые арендатором перед заселением в офис и в период срока аренды
Такие работы могут быть частью текущего ремонта либо вызваны желанием сделать перепланировку. Для длительных договоров аренды это естественная необходимость.
В крупных офисах арендодатели могут навязать требование согласовывать проект реконструкции офиса с определенной компанией, что может повлечь дополнительные финансовые расходы. По большому счету, такое ограничение прав арендатора можно обжаловать, однако на практике никто этого не делает.
Если имеется требование об обязательном согласовании, то оно должно иметь четкие сроки и порядок, указывать на ответственных (достаточно указания должности) за согласование проекта ремонта (реконструкции) офиса с уполномоченными государственными органами и т. д.
Следует помнить и об обязательном согласовании перепланировки помещений с государственным архитектурно-строительным контролем. На это важно заложить дополнительное время, а обязанности по такому согласованию возложить на подрядчика либо на проектировщика.
Обеспечение противопожарной безопасности
Если в договоре аренды прямо сказано, что это обязанность арендатора, то он должен быть уверен, что система противопожарной безопасности в арендуемых помещениях исправна и работает на момент их приемки. При наличии указанной оговорки арендатор несет ответственность за дальнейшую работоспособность системы, наличие огнетушителей в арендуемых помещениях (если такой системы нет), а также за соблюдение обязательных требований законодательства в отношении назначения ответственных лиц, проведения инструктажа своих сотрудников и пр.
Если же в договоре аренды нет прямого указания на то, что обеспечение противопожарной безопасности (либо ее части) лежит на арендодателе хотя бы на этапе передачи помещений, то он никогда не будет за это отвечать.
Коммунальные расходы
Если учет ведется по отдельным счетчикам согласно их показаниям, то важно, чтобы счетчики были опломбированы и допущены к применению в Казахстане, легко доступны для визуального контроля арендатора (и расположены желательно на территории арендуемого помещения).
Если счетчики общие или их нет, то расчет обычно делается на основании формул. Формулы должны быть понятны обеим сторонам. Для этого необходимо добиться единого понимания порядка и правил применения формул. Арендатор должен иметь доступ ко всем показателям, используемым в формулах.
Возможен вариант навязывания арендатору уплаты за потребленные коммунальные услуги на территории общего пользования. Почему навязывания? Да потому, что не всегда потребляемые на территории общего пользования коммунальные услуги реально потребляются арендатором или его посетителями. Для обоснованности подобного требования арендодателя должны быть объективные особенности расположения офисного помещения. Так, если на территории общего пользования нет уборной (туалета), то и расходы за канализацию не могут появиться в таких расчетах.
То же самое касается и других статей расходов. Надо тщательно смотреть, что арендодатель приписывает к потребленным коммунальным услугам на территории общего пользования и что он считает такой территорией.
Штрафы и неустойки
Целесообразно сразу установить лимиты на сумму штрафов и неустоек, то есть сделать в договоре аренды оговорку «но не более 10%».
Арендодатель нередко включает в условия договоров аренды свое право удерживать штрафы и неустойки из любых поступивших от арендатора платежей. В принципе это приемлемо, но право должно возникать после получения акцепта арендатора либо, на худой конец, после получения арендатором соответствующего уведомления заблаговременно. Другими словами, прежде чем что-то будет удержано, арендатор должен объективно знать и понимать, что такое удержание произойдет, в том числе знать, в какой срок это произойдет.
Ссылка арендодателя на собственные внутренние правила или правила содержания здания без приложения таковых к договору недопустима, тем более, когда речь идет о размерах штрафов и порядке их взимания (удержания). Зачастую арендатор видит такие правила уже после подписания договора аренды.
Если в договоре будет содержаться большое количество штрафов и неустоек, можно ограничить сумму штрафов в месяц либо за весь срок действия договора аренды максимально допустимой суммой.
Любые убытки важно ограничить реальным ущербом. В противном случае, а юристы об этом должны знать, в убытки включается и реальный ущерб, и упущенная выгода, что намного более существенно.
Подготовлено для Журнала 08 апреля 2015г.
Закажите услугу Экспертиза договора аренды офисного помещения по фиксированной цене через онлайн Магазин "Артюшенко и партнеры". Мы не считаем потраченные часы для данной услуги. Оплатите в пару кликов, загрузите файл, и получите результат в течении трех дней.
Обратите внимание и на другие юридические услуги по фиксированной цене от "Артюшенко и партнеры".
