Младший юрист Юридической компании «Артюшенко и партнёры» Анаятов М.А.
При совершении сделок по аренде офисных помещений в Республике Казахстан, неоспоримо важную роль играют правовые аспекты, направленные на обеспечение надежности и устойчивости бизнес-процессов.
Данная статья призвана осветить основные юридические моменты, требующие внимания при заключении договора аренды офисного пространства. Акцент на деталях в этой сфере становится неотъемлемым элементом успешного функционирования организации в условиях современного бизнес-окружения.
Один из наиболее важных аспектов оформления арендных отношений – это составление содержательного договора аренды, включающего существенные условия данного вида договоров (объект аренды и размер арендной платы), а также условия арендных платежей и правила использования помещения, отвечающего требованиям законодательства Республики Казахстан.
Для предварительной оценки рисков в будущих отношениях с арендодателем/арендатором рекомендуется провести подготовительные мероприятия и собрать информацию о юридическом лице из открытых источников (Egov, ЕАИАС, сайт Налогового Комитета и пр.) или запросить ее у самого контрагента, в частности:
- Проверить арендодателя (юридическое лицо) на наличие и действительность государственной регистрации.
- Проверить, что учредительные и другие документы арендодателя/арендатора предоставляют право подписанту договора представлять их интересы при заключении сделки.
- Убедиться, что арендодатель имеет законное право сдавать указанные помещения в аренду или субаренду, с целевым назначением под использование в качестве юридического адреса организации.
- В случае субаренды внимательно ознакомиться с условиями основного договора аренды, учитывая ограничения, установленные Гражданским кодексом РК.
- Тщательно изучить любые оговорки в документах и оценить, как они могут повлиять на будущую сделку, включая регистрацию договора, возможные изменения в учредительном составе сторон и допустимость отчуждения недвижимости в период действия договора аренды.
Еще одним важным аспектом, который следует учитывать при аренде офисного пространства в Республике Казахстан, является обеспечение безопасности прав арендатора. Для этого рекомендуется обратить внимание на следующие инструменты:
- Страхование ответственности:
Рассмотрите возможность включения в договор аренды условий о страховании ответственности арендатора. Это может защитить ваш бизнес в случае несчастных случаев или повреждения имущества. - Обеспечительный взнос и предоплата:
Обеспечительный взнос:
Обеспечительный взнос представляет собой сумму денег, которую арендатор обязан внести арендодателю в качестве гарантии исполнения обязательств по договору аренды. Этот взнос может выполнять несколько функций:
Гарантия исполнения: Обеспечительный взнос служит залогом, подтверждающим серьезность намерений арендатора и его готовность соблюдать условия договора.
Резервирование помещения: Внесение обеспечительного взноса может также означать резервирование офисного пространства для арендатора.
Возмещение убытков: В случае нарушения договора аренды со стороны арендатора, обеспечительный взнос может быть использован для компенсации убытков арендодателя.
Предоплата:
Предоплата представляет собой оплату арендной платы, которая вносится арендатором заранее за определенный период. В контексте аренды офисного помещения, предоплата может включать в себя следующие аспекты:
Условия оплаты: В договоре аренды необходимо четко определить сроки и условия предоплаты, а также период, за который она вносится (например, ежемесячно, ежеквартально).
Гибкость условий: В зависимости от договоренностей, предоплата может быть использована для обеспечения стабильного дохода арендодателя и облегчения финансового планирования.
Возврат предоплаты: Договор должен также регулировать вопросы возврата предоплаты в случае досрочного расторжения договора или других обстоятельств.
В обоих случаях важно, чтобы условия обеспечительного взноса и предоплаты были ясно прописаны в договоре аренды а также условия их возврата, чтобы избежать недопониманий и конфликтов в будущем. - Коммунальные услуги и обслуживание:
Подробно определите, какие именно коммунальные услуги включены в арендную плату, и уточните механизм оплаты дополнительных расходов. Также оговорите ответственность за регулярное техническое обслуживание помещения. - Время действия договора:
Обратите внимание на срок действия договора и возможность его продления. Это важно для обеспечения стабильности вашего офисного пространства на длительный срок. Согласно законодательству Республики Казахстан, договор аренды, заключающийся на срок не менее года, подлежит государственной регистрации в уполномоченном органе. Для использования помещения в качестве юридического адреса, срок действия договора не должен быть менее трех месяцев, а срок действия договора субаренды не может превышать срок действия основного договора. - Обеспечение противопожарной безопасности:
Если в договоре аренды прямо сказано, что это обязанность арендатора, то он должен быть уверен, что система противопожарной безопасности в арендуемых помещениях исправна и работает на момент их приемки. При наличии указанной оговорки арендатор несет ответственность за дальнейшую работоспособность системы, наличие огнетушителей в арендуемых помещениях (если такой системы нет), а также за соблюдение обязательных требований законодательства в отношении назначения ответственных лиц, проведения инструктажа своих сотрудников и пр.
Если же в договоре аренды нет прямого указания на то, что обеспечение противопожарной безопасности (либо ее части) лежит на арендодателе хотя бы на этапе передачи помещений, то он никогда не будет за это отвечать. - Процедура расторжения договора:
Внимательно изучите условия расторжения договора аренды. Определите возможные штрафы и обязательства сторон при завершении сделки. Важно правильно отразить процедуры предварительного уведомления, право на отказ от договора, условия взаиморасчёта сторон при досрочном расторжении договора, а также возврата помещения и обеспечительного взноса (при его наличии). Допускается предусмотреть условия о запрете на односторонний отказ от договора в определенный период его действия. - Правила использования помещения:
Уточните ограничения по использованию арендованного пространства. Это может включать в себя правила по изменению дизайна офиса, размещению рекламы и другие аспекты, которые могут повлиять на ваши бизнес-процессы. - Штрафы и неустойки
Целесообразно сразу установить лимиты на сумму штрафов и неустоек, то есть сделать в договоре аренды оговорку например: «… но не более 10%». Рекомендуется предусмотреть минимальный срок неприменения штрафных санкций при просрочке исполнения обязательств на незначительный срок, например, не превышающий пяти дней. Принять во внимание условия договора при нарушении которых возникает право на односторонний внесудебный/судебный отказ от договора и возможности их применения. - Акт приёма передачи / дефектный акт
При подписании договора аренды офисного помещения рекомендуется составить акт приёма-передачи помещения и находящегося в нём имущества. В случае выявления каких-либо недостатков (повреждения стен, трещины в окнах, отслоение подоконника и т.п.), стоит составить дефектный акт офисного помещения, либо отразить недостатки помещения в основном акте. - Обязанности по ремонту и обслуживанию.
Необходимо определить, какие работы по ремонту и обслуживанию помещения лежат на плечах Арендатора, а какие на Арендодателе. Это важно для предотвращения недопониманий и разногласий в будущем. Не лишним будет оговорить судьбу неотделимых улучшения при досрочном прекращении договора, подлежат ли они компенсации и на каких условиях. - Изменение условий аренды.
Необходимо уточнить процедуру и возможные ограничения при внесении изменений в условия аренды. Это может быть связано с изменением площади помещения, условий оплаты или других параметров. - Регулирование споров
Включите в договор механизм разрешения споров между сторонами. Это может включать в себя обязательное проведение переговоров в рамках досудебного урегулирования и его сроки, арбитраж или обращение в суд, исходя из требований законодательства Республики Казахстан.
Срок договора аренды
Договор аренды может заключаться как на небольшой срок (например, на несколько месяцев), так и на срок превышающий один год (долгосрочный). Исходя из срока действия договора, стоит учитывать следующее.
Если договор аренды заключается на срок менее одного года, то регистрация такого договора не обязательна и нецелесообразна.
Если же договор аренды заключается на срок более одного года, то необходимо его зарегистрировать через уполномоченный орган.
Для регистрации договора арендатору и арендодателю необходимо явится в ЦОН вместе для сверки подписей (если договор не удостоверен нотариально).
В случае если офис сдаёт физическое лицо, либо индивидуальный предприниматель необходимы следующие документы:
- Справка об отсутствии обременений;
- Согласие супруга или супруги (в случае, если арендодатель не состоит в браке, то Письменное заявление об этом);
- Правоустанавливающие документы (договор купли-продажи, мены, дарения) на сдаваемое в аренду помещение;
- Договор аренды.
В случае если же арендодателем и арендатором являются юридические лица, необходимы следующие документы:
- Устав Товарищества (арендатора / арендодателя);
- Приказ о назначении первого руководителя (Директора) (арендатора / арендодателя);
- Печать Товарищества (арендатора / арендодателя);
- Договор аренды (Между арендатором и арендодателем);
- Правоустанавливающие документы (арендодателя).
Данные документы необходимы для регистрации договора аренды, заключаемого на срок свыше года. При этом учитывайте, что за регистрацию договора аренды подлежит оплате государственная пошлина, а число экземпляров Договора аренды Вам нужно будет подписать с учётом того, что один экземпляр будет оставлен в регистрирующем органе.
Если организация регистрируется впервые, то договор аренды может быть заключен на одного из её участников либо по факту регистрации на саму организацию (что не рекомендуется), а в предмете должно четко отражаться для каких целей заключен такой договор. В данном случае при электронной регистрации организации договор не будет прикладываться, но в заявлении должен быть точно определен юридический адрес вплоть до индекса, при заполнении рекомендуется определить адрес по регистрационному коду адреса (РКА).
Если меняется адрес действующей организация, то следующим шагом после заключения договора аренды будет уведомление уполномоченного органа о изменении ранее используемого юридического адреса. Указанное мероприятие проводится следующим образом:
Данная процедура представляет собой уведомительный характер, где Организация меняющая адрес, подаёт заявление через Egov об извещении о смене адреса, прикладывая необходимые документы, далее в течении трёх рабочих дней происходит смена адрес, далее берём справку о государственной регистрации на Организацию для подтверждения смены адреса.
В случае если отражается адрес не корректно (отсутствует номер офиса, блока и т.д.), в данном случае необходимо через тот же Egov подать на корректировку адреса.
Мы прекрасно понимаем, что невозможно предусмотреть и просчитать все риски, которые могут возникнуть в рассматриваемых правоотношениях, но надеемся, что данная статья поможет вам защитить свои права и интересы, а также ответит на вопросы, возникающие при совершении сделок, связанных с арендой недвижимости для целей использования в качестве юридического адреса.