В настоящей статье мы рассмотрим предусмотренный в Республике Казахстан общий порядок созыва, организации и проведения общего собрания участников (далее – «Собрание») юридического лица в форме товарищества с ограниченной ответственностью (далее – «ТОО»). Обсудим процедурные ошибки, допускаемые при указанных мероприятиях, а также приведем и рассмотрим примеры ошибок, ведущие к отмене решений Собрания, взятые из судебной практики нашей фирмы.
Поскольку основные требования к проведению Собраний закреплены в Законе РК «О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью» (далее – «Закон»), а также Уставе ТОО, мы не будем давать конкретных ссылок на приводимые нормы законодательства (их можно найти самостоятельно), однако выделим их существенные условия.
Итак, какие же процедуры необходимо выполнить для организации Собрания участников ТОО?
Во-первых, это процедура созыва Собрания.
Процедура созыва Собрания подробно регламентирована Законом, в котором закреплены условия и последовательность действий.
- Созыв Собрания (как очередного, так и внеочередного) должен проводиться исполнительным органом ТОО, кем, в частности, является его первый руководитель.
- Созыв Собрания может быть инициирован как исполнительным либо контролирующим органом, так и участниками, обладающими в совокупности десятью и более процентами голосов от общего числа голосов.
- Если Собрание созывается исполнительным органом, по его инициативе, то он от своего имени направляет всем участникам ТОО соответствующие извещения.
Обычно именно исполнительный орган ТОО созывает Собрание, поскольку это прямо регламентировано законодательством.
- Если Собрание созывается исполнительным органом, но по инициативе участника, такому созыву предшествует получение органом требования от участника, а уже потом исполнительный орган готовит и направляет соответствующие извещения всем участникам ТОО.
- В случае если исполнительный орган получив требование участника о созыве Собрания, не исполнил своих обязательств и не созвал Собрание, орган либо участник, инициировавший Собрание, вправе созвать Собрание самостоятельно, для чего он самостоятельно и от своего имени направляет всем участникам ТОО соответствующие извещения.
Закон устанавливает императивные требования к информации, направляемой участникам и срокам извещения о Собрании.
А какие же требования к уведомлению (извещению) о созыве Собрания?
- Извещение о собрании должно быть направлено не позднее чем за тридцать дней до дня открытия Собрания (исключая проведение собрания в заочной форме – имеющего ограничения по рассматриваемым вопросам);
- Извещение должно быть письменным и направляется по адресу, указанному в реестре участников, который ведется исполнительным органом (либо по адресу, указанному в Уставе ТОО);
- Извещение должно содержать: время, место и дату Собрания, предлагаемую повестку дня, тип Собрания (очередное или внеочередное), порядок проведения и процедуру голосования, а также нормы законодательства, в соответствии с которыми проводится Собрание.
С точи зрения законотворцев, соблюдение указанных требований обеспечивает прозрачность и дает каждому участнику возможность подготовиться к Собранию.
Всё должно быть четко прописано в извещении, особенно повестка дня. Следует отметить, что запрещено включение в повестку дня Собрания вопросов с широким пониманием («разное», «иное», «другие» и аналогичные им формулировки).
Повторимся, но обратим особое внимание, что только в случае, если по требованию инициатора о созыве Собрания, направленному либо врученному исполнительному органу, Собрание не было созвано им в установленные Законом сроки, Собрание может быть созвано его инициатором самостоятельно.
Во-вторых, это процедура дополнения и изменения повестки дня Собрания.
Закон предусматривает возможность дополнения и изменения вопросов повестки дня Собрания. Так любой участник, вправе вносить свои предложения по повестке дня не позднее чем за десять дней до открытия Собрания.
Здесь важным является то обстоятельство, что орган или лицо, созывающие Собрание, обязаны рассмотреть поступившие предложения и принять решение о включении или отказе во включении их в повестку дня не позднее чем за десять дней до открытия Собрания.
В случае принятия предложений возникает обязанность сообщить о внесении изменений в повестку дня участникам ТОО, а в случае отклонения дать заявителю мотивированный ответ об отказе не позднее чем за семь дней до открытия Собрания.
Но в этом правиле есть исключение. Так участники, обладающие в совокупности пятью и более процентами от общего количества голосов, вправе потребовать включить определенные ими вопросы в повестку дня. Выполнение этого требования обязательно для органа или лиц, созывающих Собрание.
По мнению автора, внесение изменений в первоначально утвержденную повестку дня требует соблюдения тех же процедур, что и при первичном созыве. Например, уведомление об этом, должно содержать всю информацию, указанную в ранее направленном извещении, новую повестку дня и быть направлено тем же способом.
Обращаем внимание, что Закон не предусматривает обязанности для органа либо лиц, созывающих Собрание, по направлению участникам проектов решений, либо копий документов и сведений, предусмотренных уставом, обсуждение которых включено в повестку дня. Однако если не позднее чем за десять дней до открытия Собрания, от любого участника будет получено такое требование, то обязательства по направлению таких материалов должны быть исполнены не позднее чем за семь дней до открытия Собрания.
В-третьих, это процедура регистрации на Собрании.
Чтобы подтвердить свое участие в Собрании, как правило, нужно зарегистрироваться. Если кто-то не зарегистрировался, значит, он не принимал участие в Собрании и как следствие не голосовал на нём.
Участников, прибывших в назначенное время и место для участия в Собрании, регистрируют при входе, чтобы подтвердить их присутствие, право голоса и убедиться, что необходимый для Собрания кворум достигнут.
Для регистрации обычно требуется предъявление документа, удостоверяющего личность, и возможно доверенности, если участник действует через представителя. Все данные заносятся в лист регистрации участников Собрания.
Лист регистрации участников – это тот самый документ, который фиксирует факт присутствия или отсутствия участников на Собрании. В дальнейшем он прилагается к протоколу Собрания.
После регистрации Ваше присутствие будет отражено в листе регистрации (который после заполнения рекомендуется сфотографировать). Стоит отметить, что опоздание на регистрацию может стать причиной к отказу в допуске на Собрание.
В качестве представителей участников на Собрании не вправе выступать члены исполнительного органа и члены контролирующих органов, за исключением случаев, когда доверитель сам является членом такого органа.
На регистрацию отводится определенное время, которое должно соответствовать ранее указанному в извещении о созыве Собрания.
Если Собрание начнется раньше (что допускается только при регистрации всех участников), это может стать основанием для оспаривания его легитимности и принятых решений.
Бывают случаи, когда участник, надлежаще уведомленный о Собрании, отсутствует, это фиксируется сначала в листе регистрации, а затем при констатации наличия кворума и при оформлении протокола Собрания.
В случае опоздания участника к назначенному времени, если иное не предусмотрено Уставом ТОО, участники должны рассмотреть вопрос о допущении его к участию в Собрании. Вопрос разрешается в зависимости от хода Собрания и других заслуживающих внимания обстоятельств. Например, если пропущено важное голосование, а регистрация закрыта, то участие опоздавшего может быть ограничено.
В-четвертых, это процедура открытия Собрания.
Закон однозначно предписывает, что Собрание открывает орган или лицо созвавшее собрание, которое должно констатировать наличие кворума, требуемого для принятия решений. Для констатации кворума нужно, чтобы присутствовало определенное количество участников, чьи голоса составляют половину или три четверти от общего числа голосов в зависимости вопросов повестки дня.
При голосовании на Собрании в определенных случаях достаточно простого большинства голосов участвующих в Собрании участников, но для подтверждения наличия кворума для открытия Собрания, необходим определенный Законом минимум.
В отсутствие кворума Собрание не правомочно начать работу, и подлежит закрытию. Предварительно Собрание созывается повторно не позднее сорока пяти дней со дня первого созыва. Собрание, созванное повторно, является правомочным, независимо от числа голосов, которым обладают присутствующие участники.
Если же численность соответствует требуемому минимуму, кворум признается достигнутым. И только после этого можно перейти к следующему шагу – выбору председателя и секретаря собрания.
В-пятых, это процедура выбора председателя и секретаря Собрания.
Для организации проведения и фиксации хода Собрания, участниками выбираются председатель и секретарь Собрания.
Выборы председательствующего и секретаря Собрания проводятся лицом, открывшим Собрание. Если Уставом ТОО не предусмотрено иное, при голосовании каждый участник собрания имеет один голос, а решение принимается простым большинством голосов от числа присутствующих.
Процедура голосования на выборах должна быть зафиксирована в протоколе, чтобы потом не было споров о легитимности процесса.
Следует отметить, что члены исполнительного либо контролирующего органа ТОО не могут председательствовать на Собрании, за исключением случаев, когда все присутствующие участники ТОО входят в состав таких органов.
В дальнейшем управление Собранием переходит к избранному Председателю собрания, а вновь избранный секретарь отвечает за ведение протокола Собрания.
В-шестых, это процедура констатации кворума Собрания.
Председатель, принявший в свои руки бразды правления, до начала обсуждения вопросов, включенных в повестку дня, проводит констатацию кворума. Данное требование регламентировано Законом и его несоблюдение влечет ничтожность всех решений, принятых Собранием до того, как будет установлено, что кворум имеется.
Следует отметить, что в дальнейшем до голосования по таким вопросам как изменение устава, размера уставного капитала, места нахождения, фирменного наименования, или ликвидации ТОО, а также иным вопросам предусмотренным Уставом ТОО и Законом, необходимо будет вновь констатировать кворум непосредственно перед голосованием по каждому такому вопросу.
Кворум констатируется проверкой присутствия участников на собрании.
Подтверждение кворума секретарем или иным лицом, отведенным для этой задачи, может быть совершено, например путем подсчета количества поднятых по просьбе Председателя рук присутствующих участников и подсчетом голосов этих участников, с записью факта в стенограмму Собрания, которую ведет секретарь.
При наличии кворума Председатель отмечает это и Собрание продолжается, переходя к обсуждению вопросов повестки дня.
В-седьмых, это процедура обсуждения и голосования по повестке дня.
Решения в ходе Собрания принимаются открытым голосованием, если Уставом ТОО или иными документами ТОО, не предусмотрено тайное голосование.
Как правило на данном этапе Председатель озвучивает всю утвержденную повестку дня. В свою очередь орган или лицо созвавшее Собрание, описывает условия формирования повестки дня и отвечает на вопросы, почему иные вопросы небыли включены в повестку дня.
Участники вправе настоять и потребовать включения вопросов, о которых было своевременно заявлено, в случае если по каким-то причинам орган или лицо созвавшее Собрание этого не сделало.
Если по каким-то причинам, участник не согласен с отклонением поставленных им вопросов, он может оформить свое несогласие в виде письменного заявления с указанием причин, а затем включить это заявление в протокол собрания или зарегистрировать его отдельно. Такая запись станет основанием для обжалования решений Собрания в будущем.
После утверждения повестки дня начинается обсуждение вопросов по порядку, указанному в повестке. Голосование на участников проводится по каждому вопросу отдельно. Сам порядок выступлений на Собрании может быть заранее определен или установлен Председателем на месте. Важно следовать регламенту, чтобы каждый участник смог выразить свое мнение.
В большинстве случаев Председатель собрания либо сам озвучивает рассматриваемый вопрос, либо предоставляет слово участнику, по инициативе которого данный вопрос был включен в повестку дня. После обсуждения и обмена мнениями, как правило назначается голосование. В случае если до голосования требуется подтвердить кворум, проводится его констатация и Председатель предлагает проголосовать по поставленному вопросу.
Участник может проголосовать «За» - принятие решения при согласии с рассматриваемым вопросом, «Против» - при несогласии, а также вправе воздержатся от голосования. По итогу Председатель проводит подсчёт голосов, проверяет на соответствие либо отсутствие необходимого минимума для принятия решения и озвучивает результат голосования, который заносится в протокол.
Если вопрос устраивает большинство участников, и они проголосовали «За», то в протоколе указывается, что решение принято большинством голосов. Рекомендуется отражать в протоколе ход голосования, кто и как проголосовал.
Если же для принятия решения не хватило необходимого количества голосов, то решение считается не принятым и участники переходят к обсуждению следующего вопроса повестки дня.
Но как быть если мнения разделились, а решение не принято?
Вполне реальна ситуация, что количество голосов «За» и «Против» разделились поровну и когда для принятия решения в силу Устава ТОО либо Закона требовалось квалифицированное большинство, либо единогласие, такое решение считается не принятым. Но как быть если для принятия решения требуется простое большинство голосов, присутствующих и представленных на Собрании участников?
Законом предусмотрено, что Устав ТОО может содержать порядок разрешения безвыходных ситуаций, а рассматриваемая ситуация как раз к ней относится.
Примером условия, предусмотренного для разрешения подобной ситуации, можно привести положения Закона РК «Об акционерных обществах» касающиеся порядка голосования совета директоров общества. В частности, они допускают, что уставом общества может быть предусмотрено, что при равенстве голосов голос председателя совета директоров или лица, председательствующего на заседании совета директоров, является решающим.
Применяя аналогию закона, по мнению автора статьи, в Уставе ТОО для целей разрешения безвыходной ситуации при голосовании, можно предусмотреть решающую роль «голоса», например избранного Председателя собрания, который в таких случаях будет выступать как тай-брейкер и определит исход голосования.
Как и ранее, обращаем внимание читателя, что количество голосов при принятии решений определяется, размером долей участников именно присутствующих на Собрании, а не общим размером всех долей в ТОО. Так, если на Собрании присутствуют участники, обладающие, например семьюдесятью голосами от их общего числа, которые все проголосовали «За» принятие решения, указанное голосование считается единогласным, поскольку за принятие решения проголосовали все участники присутствующие на Собрании.
В-восьмых, это процедура закрытия Собрания.
После обсуждения всех вопросов повестки дня Председатель собрания должен подвести итог. Подведя итог голосования и озвучив принятые Собранием решения, Председатель может для верности констатировать наличие кворума и провести голосование по закрытию Собрания.
Рекомендуется предоставить каждому участнику Собрания на подпись лист голосования, форма которого готовиться заранее и может включать в себя графу с вопросами повестки дня, графу с информацией о голосовании (которая заполняется на месте) и подпись участника согласного с записанными в листе голосования данными.
Ещё одним в современных условиям полезным действием будет ведение аудиозаписи Собрания. Для придания силы которой потребуется, предварительно начав запись предупредить участников о её ведении и спросить их согласие на это.
Аудиозапись Собрания может в последующем быть весомым свидетельством в суде. Если она сделана с согласия участников и соответствует законодательным требованиям, то может помочь подтвердить или опровергнуть факты, оспариваемые сторонами.
В любом случае, даже простая аудиозапись Собрания может существенно облегчить подготовку основного документа – протокола собрания.
Протокол подписывается Председателем и секретарем Собрания. Так как секретарь несет ответственность за ведение протокола собрания, который является единственным легитимным документом, содержащим, сведения о соблюдении порядка проведения Собрания, наличии кворума, результатах голосования и решениям, принятым по повестке дня.
Сведения, отраженные в протоколе, не соответствующие фактическим обстоятельствам (например, когда приведены сведения об участнике, не принимавшем участие в Собрании, с указанием его голоса «За» или «Против» решения), могут повлечь признание решения Собрания недействительным.
Отметим, что протокол Собрания не может обжаловаться в судебном порядке отдельно от принятого Собранием решения. При этом суд не вправе своим решением разрешать вопросы, неразрешенные Собранием большинством голосов участников, ввиду неподведомственности их суду.
Протоколы всех общих собраний подшиваются в книгу протоколов, которая хранится исполнительным органом ТОО и должна в любое время представляться для ознакомления любому участнику. ТОО обязано выдавать удостоверенные выписки из книги протоколов при наличии требований участников ТОО.
В дальнейшем исполнительному органу ТОО остается только исполнять принятые на Собрании решения, а участнику, посчитавшему что принятые решения нарушают его права, обращаться в суд для их оспаривания.
Полезные заметки по теме в части защиты решений
Если права нарушены, участник может обратиться в суд для защиты своих интересов и признания решений Собрания недействительными.
Закон оговаривает, что решение Собрания, противоречащее закону либо Уставу ТОО, в том числе решение, нарушающее права участника, может быть признано судом недействительным полностью или частично по заявлению участника, не принимавшего участия в голосовании или голосовавшего против оспариваемого решения.
Также для обжалования решения предусмотрен пресекательный срок. Иск может быть подан в течение шести месяцев со дня, когда участник узнал или должен был узнать о состоявшемся решении, а если он участвовал в Собрании, то в течение шести месяцев со дня принятия решения.
При оспаривании решений органов управления юридического лица надлежащим ответчиком является товарищество как юридическое лицо, от имени которого его органом принято решение. Участники товарищества привлекаются к участию по делу в качестве третьих лиц, не заявляющих самостоятельных требований на предмет спора.
Основаниями для отмены решений общего собрания в суде могут быть:
- нарушение порядка созыва общего собрания (например, несоблюдение сроков извещения участников, отсутствие в извещениях сведений о времени и месте проведения собрания, несообщение участнику о результатах рассмотрения предложений по повестке дня, созыв собрания лицами, не имеющими полномочий на совершение этих действий и т.д.), которые влекут или могут повлечь нарушение прав участников;
- нарушение порядка принятия решений (например, если до начала обсуждения вопросов, включенных в повестку дня, общее собрание не констатировало кворум);
- принятие решения, противоречащего Закону либо Уставу ТОО, в том числе решения, нарушающее права участника ТОО;
Вместе с тем есть нарушения, при которых решения Собрания подлежат безусловному признанию недействительными:
- участник в установленном законом и учредительными документами порядке не был извещен о месте и времени проведения Собрания;
- решение принято по вопросу, не включенному в установленном законом и учредительными документами порядке в повестку дня Собрания;
- решение принято без соблюдения требований о соблюдении квалифицированного большинства либо единогласия для принятия решения.
Рассмотрев предметно все процедурные моменты проведения общих собраний участников ТОО, напрашивается вывод, что при организации, созыве и проведении Собрания, требуется точно соблюдать все предусмотренные Законом и Уставом условия и процедуры, оговаривающие вопросы по данному предмету.
Несоблюдение или даже самое незначительное, формальное нарушение установленных процедур, даже не способных повлиять на сам факт принятия решения, в дальнейшем может стать самостоятельным основанием для отмены такого решения судом.
Надеемся изложенный материал стал полезен для Вас и помог расширить знания по рассмотренному вопросу.
